Jak pisać zapytania do agencji eventowej, żeby dostać ofertę „szytą na miarę”?
Organizacja eventu to proces, który składa się z wielu elementów — od celu wydarzenia, przez miejsce i atrakcje, aż po klimat, jaki chcemy stworzyć dla uczestników. W agencjach eventowych zawsze przygotowujemy oferty indywidualnie, bo każdy zespół, firma i okazja są inne.
Często otrzymujemy jednak bardzo krótkie, ogólne zapytania. Oczywiście — rozumiemy brak czasu i chęć szybkiego kontaktu. Chcemy jednak pokazać, jak niewielkie uzupełnienie informacji może znacząco wpłynąć na jakość i trafność przygotowanej oferty.
Na początek przykład maila, który (w podobnej formie) trafia do wielu agencji:
„Uprzejmie proszę o przesłanie propozycji oferty organizacji imprezy firmowej dla pracowników (nazwa) dla około 40 osób, która miałaby się odbyć w dniu (data) około godziny 16.30. Bardzo proszę o szybką odpowiedź.
Z góry dziękuję,
Pozdrawiam”
To zupełnie naturalny sposób rozpoczęcia rozmowy — ale przy tak niewielkiej liczbie informacji trudno zaproponować coś naprawdę dopasowanego. Event może bowiem przybrać bardzo różne formy: od eleganckiej gali w hotelu, przez integrację w plenerze, aż po luźne spotkanie przy grillu. Każdy z tych scenariuszy jest dobry — pod warunkiem, że odpowiada Państwa potrzebom.
Co pomaga nam przygotować trafną ofertę?
Aby uniknąć nieporozumień i usprawnić komunikację już na samym początku, najlepiej przesłać krótki brief, który pomoże nam lepiej zrozumieć Państwa oczekiwania. Nie musi być rozbudowany — wystarczy kilka kluczowych informacji.
Podstawy wydarzenia:
- Termin
- Liczba uczestników
- Przybliżony podział płci
- Przedział wiekowy
- Uczestnicy: pracownicy / klienci / partnerzy / rodziny:
Jeśli w grę wchodzi nocleg lub obiekt hotelowy (HORECA):
- Preferowana lokalizacja
- Typ obiektu (hotel, pensjonat, resort itp.)
- Liczba pokoi jednoosobowych/dwuosobowych
- Agenda wydarzenia
- Sala konferencyjna – tak / nie
- Godziny przyjazdu i wyjazdu
- Rodzaj posiłków (obiady, kolacje)
Atrakcje i charakter wydarzenia:
12. Cel imprezy (integracja, motywacja, świętowanie, relacje z klientami)
13. Planowane atrakcje / czas przeznaczony
14. Preferowany charakter atrakcji
Część wieczorna:
Opisz wszystko co wiesz – czy to gala, uroczysty wieczór czy po prostu kolacja z DJ-em?
Oczywiście — nie trzeba odpowiadać na wszystkie punkty. Już część z nich pozwala nam zaproponować wstępny koncept wydarzenia i przygotować ofertę, która realnie odpowie na Państwa potrzeby.
Na koniec pozostaje jeszcze jedno ważne pytanie — budżet. Czy warto go podać?
A co z budżetem?
Na koniec zostaje jeszcze jedna kwestia, która często budzi wątpliwości — budżet wydarzenia.
Z doświadczenia wiemy, że wiele osób nie podaje go w zapytaniu. Czasem dlatego, że trudno go określić na początku, czasem dlatego, że klienci nie znają realiów rynkowych, a czasem po prostu z obawy, że podanie kwoty automatycznie przełoży się na „droższą” ofertę.
Chcemy to jasno powiedzieć — budżet nie jest dla nas ograniczeniem, tylko drogowskazem. Dzięki niemu możemy zaproponować rozwiązania dopasowane do możliwości i oczekiwań, zamiast przygotowywać scenariusze, które mijają się z założeniami.
Jeśli nie znają Państwo cen rynkowych — to zupełnie naturalne. Właśnie po to jesteśmy, aby nakierować, doradzić i zaproponować realny przedział kosztów, w którym można zorganizować wartościowe i dobrze zaplanowane wydarzenie. Czasem niewielka zmiana formy, miejsca czy atrakcji potrafi znacząco wpłynąć na budżet — bez utraty jakości i efektu „wow”.
Zdarza się również, że bez informacji budżetowej przygotowujemy rozbudowane koncepcje i szczegółowe wyceny, a na końcu okazuje się, że zaproponowany zakres znacznie wykracza poza założenia finansowe. Taka sytuacja jest frustrująca dla obu stron i zupełnie niepotrzebna — a przecież zależy nam na sprawnej, partnerskiej współpracy już od pierwszego kontaktu.
Dlatego, jeśli to możliwe, zachęcamy do podania choćby orientacyjnego budżetu lub przedziału cenowego. To naprawdę pomaga nam przygotować ofertę, która będzie nie tylko ciekawa, ale przede wszystkim — realna do realizacji.